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“好啦好啦!你快松開我吧!被老大看到了,又該說你毛躁不成樣子了。”彎彎開心道。
“知道啦!那我先去寫交接書給你哦!”方雪雪道。
“去吧去吧!早點發給我熟悉一下,也讓我提前做好準備。”彎彎回應道。
輕輕點了點頭不再回答,方雪雪迅速打開文檔將自己負責客戶接待的事項認真整理了出來。待到彎彎收到這封郵件打開看時,方才明白方雪雪想要將這項工作交給自己的原因。原來其中需要注意到的細節如此之多,更需要花費不少時間去做好安排,難怪雪雪想要將這件事分攤出來。每天忙碌如她,一旦有客戶拜訪公司的話便要抽出大把時間來應對這項臨時性的工作,其他的工作又怎樣安排呢?
理解了方雪雪的苦衷,彎彎打開了方雪雪發送過來的文件,認真細看著每一條工作,一邊看一邊在自己的筆記本上寫下筆記學習著,心中對于這項工作,更是增加了一些自己的心得體會。
方雪雪對于客戶接待交接的工作寫得很全面,整個文檔分為四部分,從采購物品開始,到送走客戶為止,其中需要注意的事項不下二十條。彎彎將這些內容認真讀熟記在心里,方才就著文檔從頭到尾再次閱讀了一遍。
第一部分講的是客戶的行程接待,大到根據客戶來訪預定機票、酒店,以及提供車輛接送安排;小到客戶來訪后分發拜訪登記證、填寫登記表、帶領客戶找到對接人和會議室等,無一不是緊緊跟隨著客戶的時間來安排。
第二部分則講的是用品和客戶食品的采購。客戶來訪主要分為團隊和個人,其中又以國人和國外訪客區分。因此,在食品的采購上更需要精準對待每一位來訪的客戶。例如:國人普遍喜歡飲茶,采購茶葉時便應該留意到茶的品種、價位,不僅需要精品茶葉,也需要購買一些制作好的一次性茶包;而國外訪客大多喜歡喝咖啡,那么在采購咖啡的同時也要注意一些問題。客戶是否用糖,糖的包裝克數,咖啡奶球的采購量及品牌等;同時,公司還需要采購大量的飲用水、瓶裝水、飲料飲品等作為儲備,以備客戶在公司參與午宴時提供服務。
此外還包括客戶食品的采購。公司接待多采用零食搭配午餐的接待模式,彎彎她們則需要為客戶提供提前采買好的小零食,以便于沒有用早餐便前來拜訪的客戶;此外還需要根據客戶的級別以及董事長周默給到的要求來安排來訪人員的午餐,例如:高級別客戶的團隊則需要外界簽訂下的高級餐廳供餐,由彎彎負責提前訂好菜式下單,午餐時準時送進客戶所在的休息室或會議室。低級別的客戶同樣需要為他們準備午餐,多數情況下需要準備附近餐廳下單的外帶快餐,以方便對方迅速就餐完畢后繼續與同事談事情。
另外,就連飲食都有一定的規制。國外客戶多講究就餐儀式,那么紅酒、飲品及食物便需要更精細一些,部分客戶有宗教信仰的更需要這個問題。飲食中不能出現對方禁忌的食材,同時也要考慮到客戶所在國家的風土人情和飲食習慣等問題。國內客戶多喜歡量足料足的食物,因此更應提供適合本土飲食習慣的川、魯等菜系,以此來滿足客戶不同的口味。同時還應注意食材的新鮮,是否有異味等,接待客戶的會議大多有多人參加,因此不宜出現味道濃郁的瓜果蔬菜和肉類,例如味道濃重的榴蓮、易改變牙齒顏色的紅色火龍果,以及蔥姜蒜的數量等問題,力求做到會議室無異味的環境。
僅僅看完兩大板塊,彎彎的筆記本上便已寫滿了整整三大篇的內容。看來自己確實夸下了海口,想要做好這些工作其實并不簡單,更是需要精神高度集中和認真仔細的態度與耐心,以此來保證整個環節毫無錯處的完整進行下去。
想及此,彎彎不由低頭沉思著需要完善和學習的細節,心中對于這一項突如其來的工作內容,對比列出了后期需要不斷學習的計劃來。