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首先,一張動畫效果的PPT,顯示一個打印間,然后出現一張紙,上面寫著“簡歷”字樣,接著人頭湊過去,指指點點的樣子。
“一份簡歷被遺落在打印間,上面有候選人的個人基本信息,還有工作經歷,甚至期望薪資,這份簡歷很不巧的被去打印間的同事看到了。這就是事情的起因。”Louis語速不快不慢,“簡歷被我們的同事及時拿回,但是,一些信息已經流出,而且,這位候選人通過了面試,即將入職。面對這樣的情況,我們應該如何處理?”問題拋出。
大家靜了一靜。
“跟看到簡歷的同事溝通,要求保密。”Elven率先說話了。
“問清還有哪些人知道,也要溝通。”劉喬補充。
“如果涉及的人比較多,需要請部門經理協助控制影響。”Wendy也開口。
“跟候選人強調薪水保密。”
“溝通時要曉之以理,動之以情。”
……
大家你一言我一語,想盡辦法挽救,然后預計后續可能出現的風險,甚至極端情況,討論如何處理。
“候選人入職后,仍要關注一段時間。”
“如果仍有繼續討論的現象,使用公司規章制度嚴肅處理。”
……
“還有嗎?”
“大家覺得,這件事情處理的關鍵點在哪里?”Louis總是適時拋出問題。
“及時,越早溝通效果越好,影響也越小。”
“溝通,尤其招聘團隊內要相互提醒。”
Louis拿著馬克筆,一條條記錄。
時間一分一秒過去,很快,半個小時了。白板上寫了許多條辦法,讓沈深大開眼界,原來一件小事,后面需要考慮這么多。
“好,這里我們小結一下。出現類似問題,發現者一定要及時提醒隊友,然后相應負責人通過與當事人及時溝通控制事態擴大,溝通時注意方式如下。這里是可能出現的風險及應對方法。”不同顏色的筆區分標識。
“好,最后我們還要考慮一個重要問題,那就是如何預防這類事情再次發生?”Louis繼續。
“細心,打印的時候檢查下任務清單再走,或者稍等一會兒,確認打印機里沒有文件了。”
“有沒有可能我們部門有單獨的打印設備?”
“不必要的材料上不要出現薪水,比如簡歷。”
所有的提議都不會被否定,這是頭腦風暴的最基本要求。
最后,可行的方案被確定下來,作為以后的行動計劃。
“我有個問題,出了這樣的事情,當事人不用處理么?泄露保密信息可是違紀。”Wendy問。
“根據后果嚴重性,當然是要處理的,不過這個暫時不在今天討論的范圍內,在這個會議上,我們主要把處理方法和預防辦法確定下來。”Sunny開口。
Louis看著白板繼續:“事情我們處理結束了,實際情況比這個要幸運,簡歷上的候選人并沒有錄用,所以,我們用最壞的假設做了分析,防微杜漸。”最后,Louis說道。
沈深聽了很高興,這表明事態沒有嚴重。
Wendy先是一驚,然后有些失望,她明明看到了offer,怎么又不入職了?難道Louis做了什么?
Sunny最后總結:“這看起來是件小事,但是不及時處理,不及時分享,可能變成無法控制的大事。試想一個新人,來到公司后,發現同事們都知道他的薪水,是怎樣的心情;薪水保密是我們人力資源部制定的要求,但若被我們自己打破,又是怎樣尷尬的局面。就大家討論的結果,我覺得非常好,大家有了這個意識,展開我們的行動計劃,以后相互提醒,不讓敏感信息止于一人,貽誤時機甚至犯錯,這樣,我們的工作才會更順利、更有效。”蕩開一筆,重申團隊共享和互助。
會后,Louis很快將會議內容做成了一頁紙總結,突出行動計劃部分,分享給團隊。
“師父,你好厲害。”沈深表示佩服。
Louis點點頭,沒說什么。沒人不喜歡被夸獎。
“那我犯的這個錯誤,是不是就沒事了?”沈深偷偷問。
Louis覺得好氣又好笑:“這個要看老板了,t溝通。”
原來自己高興早了,但是沒入職應該關系不大吧,期望薪水又不是真實薪水。沈深暗暗的想。
Sunny做了個總結,跟她的老板Janet將事情原委溝通清楚。
“團隊忙中出錯,我這個做老板的也有責任。后續,我會加快培養新人,盡快讓她能夠上手更多的工作,減輕其它幾個人的負擔;另外,我會就目前合作的獵頭公司做個梳理,同時再添兩家。”Sunny自己也主動承認錯誤,然后提出后續計劃。
Janet表示理解:“最近任務重,時間緊,你們的確不容易。這個新人到底怎么樣?聽說入職的時候,你跟Amy就有爭議。”